O que é nota fiscal eletrônica e para que ela serve? Entenda de uma vez por todas!

17/03/2019 @vecsistemas

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Por ser um modelo digital, a NF-e facilita a gestão, reduz custos e torna os processos menos burocráticos. Mas, ela ainda possui vários outros benefícios.

E é sobre isso que vamos falar no post de hoje! Você vai entender o que é nota fiscal eletrônica, para que ela serve e como você deve fazer a emissão. Ficou interessado? Então, acompanhe o texto!

O que é nota fiscal eletrônica (NF-e)?

A nota fiscal eletrônica é um documento digital que serve para formalizar a venda de produtos e serviços, seja no ambiente físico ou no digital. Ela substitui a enorme quantidade de papeis que eram necessários para fazer a emissão manualmente. 

Você já deve ter ouvido falar naqueles antigos blocos de papel que demandavam horas e horas de trabalho. Além deles, era necessário ter um espaço adequado para armazenamento e ainda gastar com estoque e gráfica.

Visando modernizar esse processo e fiscalizar melhor as empresas, a nota fiscal eletrônica está em vigor desde 2006 no Brasil.

Com ela, os procedimentos fiscais se tornaram mais rápidos e simples, já que tudo é feito pela internet, principalmente se você contar com um emissor de NF-e inteligente, como o SGVEC da VEC Sistemas. 

Por outro lado, em virtude das leis fiscais e tributárias serem extremamente complexas, a implantação do modelo eletrônico é gradativa.

Quase todos os estados já contam com essa facilidade, porém não são todas as cidades que utilizam a NF-e. Mas a tendência é que o documento seja adotado por todas em breve.

Para que serve a nota fiscal eletrônica?  

A NF-e serve para formalizar qualquer transação de venda que envolve o prestador de serviço ou vendedor, o comprador e os órgãos públicos.

O foco é prezar pela segurança de todos os envolvidos. Ela também é válida como recibo e pode ser utilizada para recolhimento de impostos.

Como praticamente tudo é feito pela internet, você consegue produzir mais para ver o seu negócio crescer e se manter legalizado. Interessante, não é mesmo?

E tem mais: estamos na era digital, então é preciso aproveitar as oportunidades que a internet oferece. Fazer processos manuais é coisa do passado!

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Existem diversos tipos de nota fiscal de eletrônica no Brasil, porém algumas são mais conhecidas e utilizadas. É sobre elas que vamos falar aqui:

- Nota fiscal de produto (NF-e): também chamada de nota de mercadoria ou de venda, é utilizada quando se compra um produto físico em e-commerces ou lojas físicas. Por exemplo, sites como Americanas, Submarino, Wine e muitos outros trabalham com essa nota, pois foi feita uma compra online, porém o usuário vai receber o produto físico.

- Nota fiscal de serviço (NFS-e): é voltada para a prestação de serviços de qualquer natureza, como clínicas médicas ou veterinárias, escolas, academias e consultorias em geral. Na internet, é utilizada quem vende cursos online, congressos, ebooks. Portanto, é essa que emitem os produtores digitais, afiliados e soluções SaaS.

- Nota fiscal de consumidor (NFC-e): esse é um modelo relativamente novo que está sendo implantado nos estados brasileiros. Ele é uma alternativa para substituir os cupons fiscais muitos comuns no varejo.

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Como emitir nota fiscal eletrônica?

Como já explicamos, cada documento fiscal possui uma finalidade. Por isso, elas não são emitidas da mesma forma.

Contudo, essa não é uma tarefa simples. É bem comum que tanto a Sefaz quanto os os órgãos municipais apresentem instabilidades – principalmente no início e fim de mês – quando há um alto volume de documentos fiscais a serem gerados.

Outro problema é que as prefeituras não possuem um padrão para a emissão de nota fiscal eletrônica, o que pode ser um grande complicador. Algumas exigem o uso de um certificado digital, outras login e senha e muito mais.

A dificuldade é que muitas vezes os usuários não compreendem o que é solicitado e não sabem como lidar com cada situação.

Por isso, se você não quer ter dor de cabeça com tantos processos burocráticos e chatos, a melhor opção é contratar um emissor de NF-e eficiente, como SGVEC, para fazer esse trabalho por você.

Você precisa de emissor de NF-e?

O emissor de nota fiscal eletrônica, como o SGVEC, tem a função de fazer os procedimentos de forma 100% automática. Portanto, você tem tempo para focar em estratégias para crescer o seu negócio e não precisa ficar se preocupando com questões burocráticas e muitas vezes complexas.

Uma dúvida comum em relação à nota fiscal eletrônica é sobre o seu armazenamento. Já que agora você não precisa disponibilizar um espaço físico para guardar os documentos, será que você precisa armazená-los de outra forma? A resposta é sim!

A maioria dos estados e prefeituras exigem que as notas sejam armazenadas por até 5 anos. Essa obrigação serve para eventuais trocas de produtos ou serviços, controle da garantia ou ainda quando houver uma fiscalização da Receita Federal.

A NF-e pode ser armazenada em XML ou em PDF. Apesar dos órgãos públicos terem controle sobre as notas emitidas, eles deixam claro que é dever dos usuários armazená-las pelo período indicado.

Atenção: você não precisa imprimir as NF-es, já que a nota digital surgiu exatamente para diminuir a quantidade de papel impresso. Uma opção é utilizar software especializados nesse armazenamento.

Quais são os benefícios da NF-e?

Para quem vende online, trabalhar com processos manuais é algo totalmente inviável. Imagine se você vende para várias cidades do país e até mesmo para o exterior, como você iria entregar as NF-es para cada um dos seus clientes? Não dá nem para pensar nessa situação, não é mesmo?

Por isso, você precisa trabalhar com a nota fiscal eletrônica! Ela é a melhor maneira de manter o seu negócio legalizado e ainda facilitar o seu dia a dia. Ela ainda possui outros benefícios, como:

- Reduz os custos com papel impresso, armazenamento e estoque;

- Diminui o impacto ambiental devido à grande quantidade de papéis utilizados;

- Promove as vendas pela internet e incentiva a aplicação de novas tecnologias;

- Melhora a segurança dos processos fiscais, já que os documentos precisam de validação;

- Diminui as chances de sonegação de impostos, já que melhora a fiscalização das empresas.

- Reduz as chances de erros no processo, que eram comuns com a nota manual.

- Aumenta a produtividade do negócio, já que é possível automatizar as emissões.

- Estimula os funcionários que não precisam fazer uma função extremamente repetitiva e podem ser valorizados em tarefas mais importantes. 

A nota fiscal eletrônica revolucionou os processos tributários no Brasil e diminuiu a burocracia, já que as transações podem ser realizadas pela internet. Porém, a complexidade ainda é uma barreira que faz muitos empreendedores perderem horas para conseguir emitir as notas.

Para resolver essa questão, nada melhor do que utilizar um emissor de NF-e, como o SGVEC, que vai fazer o trabalho completo para você. Assim, você tem tempo para focar em estratégias de crescimento do seu negócio.